Wie KI helfen kann, Ausschreibungen zu bearbeiten
Moderne KI-Lösungen wie zum Beispiel ChatGPT oder LLama 3 sind in der Lage, große Mengen an Dokumenten wie Ausschreibungsunterlagen, Angebote oder Verträge in kürzester Zeit zu durchsuchen und zu analysieren. Dabei werden wichtige Informationen aus verschiedenen Dokumenten extrahiert und in leicht verständlichen Zusammenfassungen zusammengeführt, die schnell überprüft und weiterverarbeitet werden können.
Diese KI-Modelle können Texte auf Schlüsselbegriffe und -phrasen scannen, die auf spezifische Anforderungen und Regelungen hinweisen, und die relevanten gesetzlichen Grundlagen und Bezugsdokumente nennen. Dadurch kann schnell festgestellt werden, ob die vorhandenen Kenntnisse, Unterlagen und das weitere Vorgehen den geforderten Kriterien entsprechen.
KI-gestützte Systeme können überdies automatisch und zeigesteuert eine Vielzahl von staatlichen nationalen und internationalen Ausschreibungsplattformen durchsuchen und nachschauen, ob neue und relevante Ausschreibungen eingestellt wurden. Abfragen zu den einzelnen Plattformen können mit KI-Unterstützung in Alltagssprache durchgeführt werden, zum Beispiel: „Ich suche Ausschreibungen für die Lieferung von Befestigungselementen und Schrauben in Spanien. Welche Ausschreibungen gibt es und was sind die wichtigsten Bedingungen für eine Teilnahme?“ Diese Systeme liefern dann nicht nur die passenden Ausschreibungen, sondern nennen gleichzeitig auch die Fristen, Teilnahmevoraussetzungen und weitere wichtige Informationen.
Es gibt weiterhin verschiedene Plattformen, Portale und Datenbanken, wo Sie mit wenigen Eingaben Informationen über das bisherige Beschaffungsverhalten einer Behörde erhalten können. Dabei wird dann ersichtlich, welche Käufe wann und in welcher Höhe bei welchen Anbietern getätigt wurden. Diese Daten ermöglichen eine Einschätzung der eigenen Verkaufschancen und geben gleichzeitig Hinweise auf das Preisgefüge und die möglichen Vergabe- oder Ausschlußkriterien.
KI-Systeme ermöglichen es auch, potenzielle Ausschreibungen zu identifizieren, die bisher noch gar nicht veröffentlicht wurden. Dazu werden Alerts oder RSS-Feeds (in Outlook) eingerichtet, die Hinweise auf mögliche zukünftige Vergabesituationen geben – zum Beispiel: Welche Behörde oder welcher Stadtrat hat nach einem Zeitungsbericht zufolge die Sanierung eines Gebäudes beschlossen etc. Dies funktioniert sowohl bei inländischen wie auch ausländischen Meldungen.
Es kann innerhalb der KI-Systeme ein Datenpool mit eigenen Dokumenten und früheren Angeboten eingerichtet werden, sodass Ausschreibungen schneller und systematischer bearbeitet und frühere Konzepte wiederverwendet werden können. Dies gewährleistet hohe Qualitätsstandards und reduziert die Bearbeitungszeiten erheblich. Unternehmen profitieren von ihren früheren Ausarbeitungen und müssen nicht stets neu beginnen. Sie gewinnen viel Zeit durch die Vermeidung redundanter und mitunter auch stupider Arbeiten.
Fazit
KI-gestützte Technologien bieten umfassende Unterstützung bei der Bearbeitung von Ausschreibungen, indem sie die Dokumentenanalyse und -bewertung, den Zugang zu Ausschreibungsplattformen, die Analyse des Beschaffungsverhaltens und die Identifikation zukünftiger Ausschreibungen erleichtern. Dadurch können Unternehmen effizienter arbeiten und ihre Erfolgschancen erhöhen.
- Datenblatt IAS Version 7 für Ausschreibungen: Link
