Ein Mitarbeiter lässt sich eine Kundenmail von ChatGPT formulieren. Eine Kollegin fasst ein Angebot per KI-App auf dem Smartphone zusammen. Das ist praktisch, läuft aber oft über private Konten und ohne Wissen der Geschäftsführung. Fachleute nennen das Schatten-KI.
Eine neue Studie des Instituts der deutschen Wirtschaft (IW) vom September 2026 zeigt: Knapp drei von zehn Beschäftigten, die KI beruflich nutzen, verwenden dafür Tools, die ihr Arbeitgeber nicht bereitgestellt hat. In kleinen Unternehmen mit weniger als 50 Beschäftigten ist der Anteil mit 33,5 Prozent höher als in großen. Der Grund liegt auf der Hand: Kleinbetriebe stellen seltener offizielle KI-Werkzeuge zur Verfügung, also helfen sich die Mitarbeitenden selbst.
Das Problem ist nicht die KI, sondern die fehlende Kontrolle. Kundennamen, Preise oder Vertragsdetails landen auf fremden Servern. Das gefährdet Datenschutz und Geschäftsgeheimnisse.
Ein Verbot ist trotzdem der falsche Weg. Das IW warnt ausdrücklich davor: Es träfe vor allem die engagierten Mitarbeitenden und würde genau die Produktivität bremsen, die KI bringen soll. Besser wirken drei einfache Hebel:
- Klare Spielregeln: eine kurze, verständliche Richtlinie, welche Tools für welche Aufgaben erlaubt sind und welche Daten tabu bleiben.
- Sichere Werkzeuge: datenschutzkonforme Lösungen bereitstellen, etwa eine lokal installierte KI, bei der keine Daten das Haus verlassen.
- Kompetenz: Mitarbeitende schulen, damit sie wissen, was KI kann und wo ihre Grenzen liegen.
Schatten-KI ist vor allem ein Signal: Ihre Mitarbeitenden wollen KI nutzen. Geben Sie ihnen den sicheren Rahmen dafür. UK Services hilft kleinen Unternehmen genau dabei. Wir bieten eine pragmatische KI-Nutzungsrichtlinie, eine kompakte Schulung und lokale Werkzeuge wie IAS und IAS DataHide. Diese schützen vertrauliche Daten, bevor sie eine Cloud-KI erreichen.