In der modernen Arbeitswelt verbringen viele von uns täglich Stunden vor dem Computer. Doch nutzen wir dessen Potenzial wirklich aus? Oftmals dient er lediglich als digitale Schreibmaschine, während die Möglichkeiten zur Automatisierung ungenutzt bleiben. Diese Ineffizienz hat nicht nur Auswirkungen auf die Produktivität, sondern verursacht auch erhebliche Kosten.
Die Zahlen sind alarmierend. Verschiedenen Studien zufolge wird jede dritte Arbeitsstunde im Büro verschwendet. Hauptursachen sind lange Suchzeiten, ineffiziente Meetings und die wachsende E-Mail-Flut. Auch die zunehmende Bürokratisierung und das damit verbundene Berichtswesen schlägt hier in hohem Maße zu Buche. Im Vergleich zu vor zehn Jahren ist die Büro-Effizienz um 50 Prozent gesunken – mit hohen Auswirkungen auf die Motivation, die Belastung und die Arbeitsleistung der Mitarbeitenden.
Einsparpotenziale durch Automatisierung
Die Automatisierung von Routineaufgaben bietet erhebliche Einsparpotenziale. Nach einer Studie der Beratungsfirma Deloitte kann Robotic Process Automation (RPA) bereits heute 25 bis 40 Prozent aller standardisierten Backoffice-Aufgaben automatisieren. Dies führt zu einer Beschleunigung der Geschäftsprozesse um das Fünf- bis Zehnfache und ermöglicht Ressourceneinsparungen von 60 bis 80 Prozent. Es werden also vielfach keine weiteren Arbeitskräfte benötigt, vielmehr erfahren die vorhandenen Mitarbeitende eine deutliche Entlastung und einen Produktivitätsschub hin zu mehr Wertschöpfung.
So können beispielsweise durch die Automatisierung der Dateneingabe und des Berichtswesens nicht nur Zeit, sondern auch Kosten eingespart werden. Mitarbeiter sehen zudem Potenzial in der Automatisierung von Verwaltungsaufgaben, Schulungen und Problemlösungen.
Ein Beispiel für erfolgreiche Automatisierung findet sich in der Finanzabteilung vieler Unternehmen. Die manuelle Dateneingabe und das Berichtswesen gehören zu den zeitintensivsten Tätigkeiten und sind ideal für die Automatisierung geeignet. Laut einer Analyse von PwC können Unternehmen durch automatisierte Datenverarbeitung und Berichterstellung bis zu 30 Prozent an Arbeitszeit einsparen. Auch die Automatisierung von E-Mail-Workflows hat das Potenzial, Verwaltungsaufgaben zu reduzieren und die Kommunikation zu beschleunigen. Durch den Einsatz von Chatbots und smarten Datenbanktechnologien mit KI-Unterstützung für den Kundensupport und das Wissensmanagement konnten viele Unternehmen ihre Reaktionszeiten verkürzen und gleichzeitig Personal entlasten.
